Canal de Denuncias: ¿qué es y quién tiene la obligación?
El Canal de Denuncias, también llamado Canal Ético, es una herramienta que está destinada a garantizar la protección de todas las personas que deseen informar de cualquier infracción dentro del entorno laboral. Esta obligación surge de la Directiva Europea publicada en 2019 sobre la seguridad de aquellas personas que informan sobre las infracciones correspondientes al derecho de la Unión Europea, también conocida como Directiva Whisleblowing.
El objetivo de dicho Canal de Denuncias es que todas las organizaciones, tanto públicas como privadas, colaboren en las investigaciones asociadas a infracciones administrativas graves, así como proteger a quienes informen de dichas actuaciones.
Esta normativa obliga a establecer sistemas internos de información que garanticen que estas comunicaciones puedan realizarse de forma segura y confidencialidad, salvaguardando la identidad de quién realiza la denuncia.
Este canal de denuncias sería obligatorio para:
· Las empresas privadas que cuenten con 49 o más personas trabajadoras;
· Las entidades como partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales y fundaciones, en este caso, sin importar el número de personas empleadas;
· Aquellas personas o entidades que estén obligadas por la Ley 10/2010 de Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo, con independencia del número de personas trabajadoras;
· Todas aquellas organizaciones que cuenten con un Plan de Compliance, independientemente del número de personas trabajadoras;
· Y todas las Administraciones Públicas con municipios con más de 1.000 habitantes.
¿Qué es la Directiva Whistleblowing?
La Directiva Whistleblowing, UE 2019/1937, se establece dentro del seno de la Unión Europea para tratar de establecer un marco de protección a las personas que denuncian o informan sobre delitos y/o infracciones graves del derecho a la Unión Europea.
Dichos delitos, quedan establecidos en el Anexo de esta misma Directiva, y harían referencia a prácticas fraudulentas dentro de los procesos de contratación pública, gestión de residuos peligrosos, protección al medioambiente o blanqueo de capitales, entre otros.
Adicionalmente, también se incluyen aquellas acciones u omisiones que afecten a los intereses financieros de la Unión Europea o aquellas acciones que inciden sobre el mercado interno. Asimismo, también se integran en esta misma Directiva, la necesidad de proteger a quienes puedan comunicar infracciones penales o administrativas graves.
¿Qué beneficios tiene la externalización del Canal de Denuncias?
Existen diferentes razones por las que la externalización del Canal de Denuncias resulta la opción más confiable para las organizaciones, incluyendo las siguientes:
Confianza
Favorece la confianza en el propio canal para realizar las comunicaciones por parte de los y las informantes
Objetividad
Garantizan la objetividad del proceso, ya que las personas que reciben las mismas son externas a la organización y no responden a intereses personales o profesionales
Garantías
Aseguran el cumplimiento de las garantías del protocolo, especialmente los preceptos de confidencialidad y anonimato de las comunicaciones
Especialización
Ofrecen a profesionales con especialización en las diferentes casuísticas, asegurando el adecuado tratamiento de cada una de ellas.
¿Cuándo tengo que tener implantado el Canal de Denuncias obligatorio?
La Ley 2/2023 sobre el Canal de Ético establecía que los organismos que tuviesen dicha obligación deberían contar con su canal de denuncias interno en el plazo máximo de tres meses desde la publicación de dicha normativa.
No obstante, se establecen diferentes plazos límite en función de la tipología y/o tamaño de las entidades:
Hasta el 13 de junio de 2023:
· Empresas privadas de más de 249 personas trabajadoras;
· Administraciones públicas y/u organismos públicos;
Hasta el 1 de diciembre de 2023:
· Empresas de entre 50 y 249 personas trabajadoras;
· Administraciones de municipios que tengan menos de 10.000 habitantes.
¿Quién puede informar a través del Canal de Denuncias?
A rasgos generales, podrá informar de una infracción cualquier persona que esté vinculada con la organización, ya sea de forma directa o indirecta, incluyendo:
- Trabajadores/as públicos, por cuenta ajena y personas autónomas;
- Personas accionistas, partícipes en la misma y/u órganos de administración, dirección o supervisión;
- Personas cuya relación laboral o estatutaria ya haya finalizado, así como aquellas donde la actividad no se haya iniciado (p.ej. personas dentro de procesos de selección de personal);
- Contratistas, subcontratistas y/o proveedores/as, cuya relación haya finalizado o todavía no se haya iniciado;
- Personas voluntarias, becarios/as y/o personal en formación;
- Representantes legales de la plantilla;
- Personas físicas que guarden relación con quién realice la denuncia, bien sea de servicio, familiar y/o cualquier otra relación significativa, de forma que se eviten las represalias contra personas vinculadas con quién informe.
Nuestra metodología de trabajo en cuanto al Canal de Denuncias
Nuestros servicios incluyen todo el proceso que requiere la normativa actual:
Mantenimiento de Software
Mantener un software de canal denuncias. Dicho software será tratado por profesionales, que gestionarán las denuncias recibidas en tu empresa, y realizarán el tratamiento obligatorio por ley de las mismas: Si deben ser desestimadas, archivadas o bien iniciar un proceso de investigación interna, con el asesoramiento jurídico correspondiente para la resolución y medidas a adoptar.
La empresa, si tiene personal directivo e independiente en su organización, podrá tener acceso al software de las denuncias como una usuaria o un usuario más. Todo ello siempre cumpliendo los requisitos legales del canal ético respecto a la confidencialidad y seguridad de la persona denunciante, la tramitación de las denuncias anónimas y la protección de datos.
Diseño, Manual y Protocolo
Diseñaremos, previo a la puesta en marcha del canal, el manual y protocolo de funcionamiento del sistema del canal en su empresa que regulará todo el proceso.
Investigación y Actuación
Realizaremos las investigaciones de las denuncias, para ello mantendremos un equipo de profesionales en los diferentes ámbitos, abogados/as, economistas forenses, informáticos/as-ciberseguridad, laboralistas etc. Según la tipología de la denuncia se efectuará finalmente el informe de resolución y medidas de corrección y a adoptar por la empresa, que será comunicado a la dirección de la empresa o al organismo que corresponda.
¿Cuáles son las sanciones por no disponer del Canal de Denuncias obligatorio?
Las sanciones que pueden interponerse por no contar con el canal de denuncias obligatorio dependerán del grado de incumplimiento del mismo, distinguiendo entre personas físicas y jurídicas. Para las personas jurídicas, las sanciones que se han estipulado son las siguientes:
Sanciones leves (hasta 100.000€):
· Cuando se remita información incompleta, por parte del/la Responsable del Sistema de Información, de manera deliberada, ante la Autoridad pertinente;
· Si no se colabora con la investigación de las informaciones.
Sanciones graves (entre 100.001 y 600.000€):
· Cuando no se cumpla con la obligación de adoptar medida para garantizar la confidencialidad y el secreto de las comunicaciones que se realicen a través del canal de denuncias.
Muy graves (entre 600.001 y 1.000.000€):
· Cuando no se disponga de un sistema interno de información, con los términos y garantías establecidas en la normativa;
· Cuando se comunique o se revele públicamente información de la que se tiene conocimiento de su falsedad;
· Cuando se vean vulnerados los supuestos de confidencialidad y anonimato de las comunicaciones;
· Cuando se adopten represalias contra quien informe de las infracciones o contra cualquier otra persona incluida dentro del ámbito de protección establecido;
· Cuando se vulnere el deber de secreto por parte de cualquiera de las personas implicadas en la gestión de las comunicaciones.
Adicionalmente a lo anterior, en los casos de infracciones muy graves, la Autoridad competente, podría aplicar otro tipo de sanciones como:
· Amonestación pública;
· Prohibición de recibir subvenciones u otros beneficios fiscales durante, como máximo, cuatro años;
· Prohibición de contrataciones con el sector público durante, como máximo, tres años.
Hay que tener en cuenta, a este respecto, que la responsabilidad principal de establecer el Canal de Denuncias recae sobre el órgano de administración de la empresa, previa consulta, con la representación legal de las personas trabajadoras.
Cronograma de implantación del Canal de Denuncias
Es importante adaptarse cuanto antes a esta normativa para no ser objeto de las importantes sanciones establecidas. Es por ello por lo que nuestra metodología de trabajo implica una implantación rápida y ajustada a las necesidades de las organizaciones.
El cronograma de implantación propuesto se desarrolla en un plazo de 1 mes, en función del tamaño de la organización, con las siguientes fases propuestas:
¿Qué características debe cumplir el Canal de Denuncias?
El Canal de Denuncias debe cumplir, al menos, los siguientes requisitos:
1. Confidencialidad del/la denunciante. Es decir, el sistema que se utilice para canalizar dichas informaciones debe garantizar que se salvaguarde toda la información que proporcione. Además, en los casos que el/la informante lo requiera, el sistema debe garantizar su anonimato. Por lo tanto, solo podrán acceder a dichas informaciones las personas autorizadas en el Canal.
2. Rapidez y agilidad en las comunicaciones. El sistema elegido debe transmitir la información de forma fácil y rápida. Quién denuncie debe recibir un acuse del recibo en un plazo máximo de siete días naturales desde la recepción de la denuncia. Por otro lado, la denuncia debe quedar tramitada en un plazo máximo de tres meses a partir de dicho acuse de recibo, excepto en los casos de excesiva complejidad, donde sea necesario y esté justificado un alargamiento del proceso de investigación, hasta tres meses más como máximo.
3. El canal debe permitir que la información se produzca tanto de forma escrita como verbal, sin que esta segunda opción suponga un menoscabo de las garantías de confidencialidad y/o anonimato anteriormente mencionadas.
4. Se debe asignar un Gestor/a de las denuncias, que será el responsable de la recepción y el seguimiento de las mismas. A esta persona se la conocerá como Responsable del Sistema Interno de Información, que puede ser interno a la propia compañía o bien una persona y/o empresa externa que haya sido contratada con este propósito. De nuevo, la persona elegida deberá asegurar la confidencialidad y el anonimato de las informaciones por lo que se recomienda que, especialmente en empresas y/o entidades pequeñas, sea una persona externa, que asegure la objetividad del proceso.
5. Además del establecimiento del canal como tal, se debe crear un procedimiento de gestión de dicho canal, incluyendo tanto los plazos como las garantías y las personas que van a estar involucradas en la gestión de las denuncias. Además, se deberá dar información sobre las diferentes alternativas que pueden producirse sobre las informaciones que lleguen, por ejemplo, si se da a trámite, si se rechaza, cómo hacer una alegación al respecto, etc…
6. Salvaguarda de las comunicaciones, debiendo almacenarse durante al menos un periodo mínimo de dos años, protegiendo de esta manera a quien informe.
7. Independencia del sistema de información respecto a otros canales que puedan existir dentro de la propia organización. Por otro lado, el sistema elegido debe permitir acceder desde fuera de la red corporativa, ya que no solo las personas empleadas tienen derecho a denunciar.
8. Dar publicidad sobre el canal interno, las garantías y la forma de utilización, no solo al personal interno sino a otras personas/entidades que puedan tener interés en realizar dichas denuncias y que estén vinculadas a la organización. Para ello, las organizaciones pueden utilizar diferentes sistemas, siempre que se aseguren que la información llega a todas las personas que puedan estar afectadas y que se garantice todo lo anteriormente descrito.
9. En el caso de que la entidad disponga de página web, el canal de denuncias deberán aparecer en la página de inicio, en una sección donde sea fácilmente identificable.
10. Registro de las comunicaciones realizadas, las investigaciones realizadas y resolución de las mismas. Esta información no será de carácter público, pero debe estar disponible en el caso de que sea requerida por parte de la Autoridad laboral o judicial competente.
Implantación del Canal de Denuncias
¿Todavía tienes dudas sobre el Canal Ético?
Puedes ver el siguiente webinar sobre la implantación y obligatoriedad del Canal de Denuncias:
Empresas que han confiado en Amaltea
Desde la publicación de esta nueva normativa muchas empresas han confiado en Amaltea para gestionar sus Canales de Denuncia:
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